Die EnergieSüdwest Netz GmbH setzt seit 2012 im Wartungs- und Instandhaltungsmanagement den Technischen Betriebsmanager ein.
Seitdem wird das Projekt kontinuierlich ausgeweitet. Optimierungsmöglichkeiten bot die Erfassung und Verbuchung der Arbeitszeiten.
Bisher notierten die Monteure diese auf Papierformularen und gaben sie zur weiteren Verarbeitung an die Buchhaltung. Dort erfassten die Mitarbeiter die Zeiten manuell in der kaufmännischen Software kVASy, die anschließend auftragsbezogen verbucht wurden. Zukünftig läuft dieser Prozess automatisiert ab, um mögliche Übertragungsfehler aufgrund vorhandener Medienbrüche auszuschalten.
Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops wurden die Anforderungen des Kunden erarbeitet und festgelegt. Auf Basis dieser Ergebnisse richtete ESN die TBM|ERP-Basisschnittstelle für die Testumgebung ein. Nach einem mehrwöchigen erfolgreichem Probelauf und der Freigabe durch den Kunden wurde die Installation in der Produktivumgebung nachgezogen.
Die Auftragsnummern werden nun regelmäßig aus kVASy bereitgestellt und im TBM in der Arbeitsvorbereitung den Aufgaben zugeordnet. Im Zuge der Aufgabenbearbeitung erfassen die Monteure ihre Arbeitszeiten über smarter|mobile direkt im System und mit Abschluss der Tätigkeit werden auch die Arbeitszeiten in die TBM-Datenbank synchronisiert und können hier bereits ausgewertet werden. Alle Zeitbuchungen prüft der jeweilige Meister direkt im TBM-Manager und gibt sie per Knopfdruck frei für die Datenübertragung nach kVASy. Dort werden die Daten von den Mitarbeitern kaufmännisch geprüft und anschließend verbucht.
Mit der Abschaffung der fehleranfälligen papiergebundenen Methode und der Automatisierung des Prozesses durch den direkten Datenaustausch von Auftragsnummern und Zeitbuchungen zwischen den Systemen konnte die EnergieSüdwest Netz GmbH die Abläufe in der Zeiterfassung und -verbuchung deutlich effizienter gestalten.